Vi er
DIGIT er Digitaliseringsforeningen Sjælland – et forpligtende samarbejde mellem 9 kommuner, hvor vi driver tværgående projekter, styring og rapportering.
Til sekretariatet søger vi en dygtig og struktureret sekretær – administrativ koordinator, der først og fremmest kan sikre gode referater, stærk mødeunderstøttelse og et solidt administrativt fundament. Samtidig vil du få mulighed for at hjælpe med mindre projektopgaver, og assistere ved workshops.
Det er en stilling, hvor vi ikke forventer, du kan det hele fra start, en stilling du kan vokse ind i. Vi tror på ansvar og udvikling, for at man trives godt på sin arbejdsplads.
Om stillingen
Du får en central rolle i hverdagen og bliver en vigtig støtte for sekretariatschefen og projektlederne. Den mest betydningsfulde del af dit arbejde vil være mødeforberedelse, referatskrivning samt opfølgning. Du bliver også den, der sikrer, at aftaler, dokumenter og systemer er opdaterede, så sekretariatet kan arbejde effektivt og struktureret.
Derudover får du mulighed for at hjælpe med mindre, praktiske projektopgaver – f.eks. opdatering af oversigter, indsamling af information eller klargøring af materiale – samt let understøttelse af data til styring, rapportering og gevinstrealisering.
Dine vigtigste opgaver
- Sekretær- og mødeopgaver
- Skrive referater af møder i sekretariatet og relevante projekter.
- Udarbejdelse af dagsordener og møde-materiale.
- Strukturere beslutningspunkter og følge op på aftaler.
- Kalenderstyring og koordinering for sekretariatschefen.
- Administrativ support
- Vedligeholde dokumenter og fælles mapper i Teams/SharePoint.
- Samle, kvalitetssikre og strukturere informationer til styring, rapportering og gevinstrealisering.
- Supportere kollegerne i sekretariatet i daglige, forefaldende opgaver.
- Let projektkoordinering
- Opdatering af projektoversigter og opgavelister.
- Praktisk bistand til mindre projektaktiviteter.
- Bidrage til korte guides eller skabeloner.
Din profil
Du er først og fremmest stærk i klassiske sekretæropgaver – og du kan lide dem.
Vi forestiller os, at du
- har en kontorassistent-/HK-baggrund, eller solid administrativ erfaring
- er rigtig god til referatskrivning, struktur og overblik
- arbejder systematisk og kan holde styr på mange detaljer
- kommunikerer klart og præcist – både skriftligt og mundtligt
- taler og skriver flydende dansk
- er fortrolig med Microsoft 365 (Word, Outlook, Teams, SharePoint, Excel, PowerPoint)
- har lyst til at hjælpe for at hjælpe med mindre projektopgaver og assistere ved workshops.
- er en positiv og hjælpsom kollega, der gerne tager ansvar og følger tingene til dørs
Det er ikke et krav, at du har kendskab til Planner, Project eller avancerede værktøjer – det vigtigste er, at du er nysgerrig og har lyst til at lære.
Om DIGIT-sekretariatet
Sekretariatet består af et lille, tæt samarbejdende team, der arbejder med tværgående digitalisering, porteføljestyring og understøttelse af fælles løsninger. Vi har en åben, ordentlig og hjælpsom arbejdsstil – og vi hjælper hinanden på tværs af fagligheder.
Spørgsmål
Kontakt Sekretariatschef Lisette Juul Jensen på telefon 25 75 07 77 eller lisettej@digit.dk
Ansøg stillingen
Ansøg som Sekretær – administrativ koordinator